Dostępni Radni 2012

Nie wiesz, nad czym obecnie pracują radni Twojej gminy? Masz pomysły i chcesz je zgłaszać radnym, ale nie wiesz jak to zrobić? Wykorzystaj jedną z proponowanych przez nas ścieżek kontaktu.

 

Twoim zadaniem jest wprowadzenie w Twojej gminie przynajmniej jednego z proponowanych rozwiązań ułatwiających kontakt radnych z mieszkańcami.

 

Poniżej znajdziesz katalog pomysłów, dzięki którym możesz ułatwić kontakt mieszkańców z radnymi. Umożliwi to wymianę opinii i da poczucie wpływu oraz współodpowiedzialności wszystkich mieszkańców za losy gminy.

 

1. Imienna skrytka pocztowa w Urzędzie Gminy

 

Skrytki umożliwią kontakt z radnymi tym mieszkańcom, którzy nie dysponują dostępem do Internetu, a chcą uzyskać odpowiedzi na nurtujące ich pytania lub podzielić się swoją opinią. Zapytaj mieszkańców, czy chcieliby korzystać z tego rozwiązania – przeprowadź sondę uliczną.

 

Jak przeprowadzić sondę uliczną? – znajdziesz tutaj

 

Jeśli mieszkańcy wyrażą zainteresowanie, napisz list lub petycję do Rady Gminy i Wójta / Burmistrza / Prezydenta. Do pisma warto dołączyć listę z podpisami osób wspierających pomysł. Urzędnicy w ciągu 30 dni powinni odpowiedzieć na waszą propozycję. Jeśli Rada Gminy podejmie decyzje o wprowadzeniu skrytek, należy ustalić, jak będzie wyglądał obieg korespondencji i kto będzie za niego odpowiadał.

 

Następnie, zadbaj o promocję tego rozwiązania wśród mieszkańców: zamieść informację na gminnych tablicach, w miejscach publicznych, gminnym newsletterze, prasie lokalnej i na portalach społecznościowych.

 

2. Dyżury radnych

 

Regularne dyżury radnych mogą wzmocnić relacje mieszkańców z samorządowcami. Dobrze jest zachęcić samorządowców do organizowania spotkań w miejscach użyteczności publicznej, np. szkołach lub bibliotekach.

 

Na początek sprawdź, czy radni Twojej gminy mają dyżury dla mieszkańców. Jeśli nie mają lub robią to bardzo nieregularnie – dowiedz się, jaka jest tego przyczyna. Spytaj o to poszczególnych radnych, postaw takie pytanie na radzie gminy albo napisz pismo do wójta / burmistrza. Samorządowcy mają 30 dni na udzielenie odpowiedzi.

 

W tym czasie zorientuj się, czy mieszkańcy byliby zainteresowani taką formą kontaktu z radnymi – przeprowadź sondę uliczną. Jeśli tak, dobrze jest zebrać podpisy mieszkańców pod waszą inicjatywą. Gdyby mimo wszystko radni nie byli zainteresowani, zaproponuj podanie ich adresu mailowego lub telefonu na stronie gminy czy na lokalnym portalu, tak, by można było umawiać się z nimi na indywidualne spotkania.

 

W gminach, w których radni pełnią dyżury, ale nie cieszą się one popularnością, bądź mieszkańcy o nich nie wiedzą – pójdź na dyżur i dowiedz się, ile osób zazwyczaj przychodzi i o co pyta. Być może przyczyną jest niedostępność miejsca i nieodpowiednia pora? Zaproponuj lokalnej gazecie zamieszczenie informacji o terminach i miejscach dyżurów radnych.

 

Więcej pomysłów na promocję dyżurów radnych znajdziesz tutaj: Jak promować wydarzenia w społecznościach lokalnych?

 

3.Chat z samorządowacami

 

Inną metodą bezpośredniej komunikacji przedstawicieli samorządu z mieszkańcami może być internetowy chat z samorządowcem. W ten sposób zachęcisz do udziału w życiu publicznym tych mieszkańców, którzy z różnych przyczyn nie mogą przyjść na dyżur radnego / wójta / burmistrza. Poczucie anonimowości może zwiększyć chęć zadania pytania lub zgłoszenia problemu.

 

Jak to zrobić? Umów się na spotkanie z wójtem/burmistrzem i przedstaw swoją propozycję. Gdy będzie to potrzebne, złóż oficjalne pismo. Wiele gmin, organizując chat z samorządowcem, wykorzystuje bezpłatne platformy do chatowania, np. flashchat.

 

Praktyka pokazuje, że chat najlepiej organizować w dni powszednie, w godzinach 16-19. Zazwyczaj chaty z wójtami/burmistrzami odbywają się nie częściej niż raz na miesiąc i nie rzadziej niż raz na kwartał. Należy się zastanowić nad formą takiego chatu – czy to będzie ogólna dyskusja na każdy temat, czy na jeden wybrany temat. Istotnym jest również opracowanie zasad „chatowania”.

 

Kiedy ustalisz termin, nie zapomnij o wypromowaniu wydarzenia. Do promocji można wykorzystać lokalnie media, strony internetowe urzędu gminy i innych instytucji mu podległych oraz portale społecznościowe (wydarzenie na Facebooku).

 

Jak promować wydarzenia w społecznościach lokalnych? – znajdziesz tutaj

 

Ważne – zadbaj, aby całość chatu została zarchiwizowana. Dzięki temu zapis rozmowy będzie można opublikować na stronie gminy lub w prasie lokalnej.

 

Wymogi techniczne, funkcjonowanie i zasady czatowania – znajdziesz tutaj

 

4. Ujednolicony imienny adres mailowy

 

Dla ułatwienia przepływu informacji gminnej zaproponuj wprowadzenie ujednoliconych adresów mailowych dla wszystkich radnych (a także wójta / burmistrza / prezydenta) na serwerze gminy np. [email protected]. Wspólny adres do wszystkich samorządowców ułatwi mieszkańcom kontakt z radnymi – wystarczy tylko znajomość nazwiska radnego, aby napisać do niego e-maila.

Jeśli radni mają adresy w domenie gminnej, spróbuj je wypromować w społeczności lokalnej.

 

Listę propozycji promocyjnych – znajdziesz tutaj

 

Gdy twoi radni nie posiadają adresów mailowych, zaproponuj im założenie skrzynek pocztowych w domenie gminy. Większość urzędów na stałe współpracuje z informatykami, którzy w bardzo krótkim czasie powinni założyć takie adresy. Radnym, którzy nie są przekonani do Twojego pomysłu, zaproponuj zawieszenie w urzędzie tradycyjnej skrytki pocztowej. Opis tego rozwiązania przedstawiamy na początku, w punkcie 1.

 

5. E-Formularz

 

Utworzenie na stronie internetowej gminy tzw. e-formularza, dzięki któremu mieszkańcy mogą przesyłać pytania do radnych. Jeśli takie rozwiązanie już funkcjonuje – zadbaj o to, aby je bardziej wypromować.

Jak promować wydarzenia w społecznościach lokalnych? – znajdziesz tutaj.

 

Jeśli twoja gmina nie wprowadziła jeszcze e-formularza spróbuj zachęcić urzędników, by to zrobili. Zgodnie z przepisami o e-urzędach gminy muszą obsługiwać przez Internet przynajmniej jedną ze spraw mieszkańców. Może to być złożenie elektronicznego podania o wydanie dowodu osobistego, wniosek o zameldowanie, albo e-formularz „zapytaj samorządowca”. Na stronie Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej http://www.epuap.gov.pl, znajdziecie wskazówki, jak taki formularz powinien działać. Platforma ta jest bezpłatna i każdy samorząd może z niej skorzystać (uwaga – w województwie śląskim funkcjonuje System Elektronicznej Komunikacji Administracji Publicznej w Województwie Śląskim SEKAP http://www.sekap.pl). System jest prosty w obsłudze i żaden informatyk nie powinien mieć problemu z podłączeniem go do gminnej strony internetowej. Zalety e-formularza to brak kosztów i straty czasu.