Pomysły na poprawę komunikacji wypracowane po spotkaniu mieszkańców Złotoryi z władzami samorządowymi

W dniu 13 czerwca w sali konferencyjnej Złotoryjskiego Ośrodka Kultory i Rekreacji odbyło się spotkanie przedstawicieli władz samorządowych z mieszkańcami miasta Złotoryja. W spotkaniu uczestniczyli: Przewodniczący Rady Miasta – Pan Roman Gorzkowski, sekretarz Miasta Złotoryja – Pan Włodziemierz Bajoński, przedstawiciele lokalnych mediów i organizacji pozarządowych.

Na początku, koordynator spotkania – przedstawiciel złotoryjskiego Stowarzyszenia „Młodzi Demokraci” – Pan Jakub Jagiełło, zaprezentował zgromadzonym gościom harmonogram i regulamin zebrania. Zebrani mieszkańcy otrzymali również od organizatorów pamiątkowe długopisy oraz naklejki, które będą przypominały o udziale w akcji. Podczas pierwszej części przedstawiono mieszkańcom cel i zasady konkursu Super Samorząd 2011 oraz prezentację „Efektywny model komunikacji w gminie”.
 

W drugiej części zebrania głos zabrał przewodniczący rady miasta Złotoryja, który wyraził swoja opinię w kwestii poprawy przepływu informacji pomiędzy radą miasta a mieszkańcami. Następnie zgromadzeni na sali mieszkańcy Złotoryi prezentowali własne pomysły na poprawę komunikacji w mieście i opiniowali pomysły już zaprezentowane. W wyniku gorącej, ale pozytywnej dyskusji wypracowano zestaw licznych rekomendacji. Poniżej prezentujemy wypracowane sposoby komunikacji pomiędzy władzą samorządową a mieszkańcami możliwe do wprowadzenia w Złotoryi:

a) Strona internetowa Urzędu Miasta Złotoryja www.zlotoryja.pl
o przejrzystej konstrukcji, regularnie aktualizowana, na której publikowane będą:

•  informacje o terminach i porządku obrad sesji rady i komisjach, informacje o możliwości uczestnictwa mieszkańców w sesjach rady miasta i komisjach,
•  protokoły z każdej sesji rady miasta,
•  informacje o możliwości obejrzenia sesji rady miasta w internecie,
•  ankiety badające opinie internautów na określony temat,
  na stronie internetowej powinna być wyodrębniona zakładka o samorządowcach, na której będą znajdowały się informacje o zakresie ich obowiązków, fotografie radnych, przynależności radnych do poszczególnych komisji wraz podaniem terminów pełnionych przez nich dyżurów i sposobów kontaktu np. numer telefonu, e-mail, adres prywatnej strony internetowej.

b) Biuletyn informacji publicznej (BIP) miasta i strony podmiotowe BIP innych jednostek organizacyjnych
BIP powinien być aktualny i przejrzysty a informacje na nim umieszczone czytelnie opisane i łatwe do znalezienia. Powinien zawierać: projekty oraz przyjęte uchwały rady miasta, interpelacje, zapytania radnych i odpowiedzi na nie, sprawozdania burmistrza z działalności międzysesyjnej oraz inne informacje publiczne,

c) Tablice ogłoszeniowe w urzędzie miasta, Złotoryjskim Ośrodku Kultury i Rekreacji, szkołach, świetlicach, bibliotekach, przy osiedlach i innych w miejscach publicznych, na których umieszczane będą informacje niezbędne dla mieszkańców miasta,

d) Regularne dyżury burmistrza i radnych wraz z podaniem do publicznej wiadomości terminów dyżurów, na które może przyjść każdy obywatel.

e) Cykliczne spotkania przedstawicieli władz samorządowych z mieszkańcami poprzez organizowanie spotkań w godzinach popołudniowych, otwartych, tematycznych, rad miasta lub komisji z możliwością zadawania pytań przez mieszkańców,

f) Internetowy systemu kontaktu, poprzez e – formularz lub pocztę elektroniczną, z burmistrzem i radnymi,

g) Newsletter
regularny informator miejski, w wersji elektronicznej i papierowej, wydawany przez lokalny samorząd, a kolportowany przez urząd miasta, rozsyłany do wszystkich zainteresowanych subskrybentów, zawierający informacje o najważniejszych wydarzeniach z życia wspólnoty samorządowej i odsyłający do szczegółowych informacji umieszczonych na stronach urzędu miasta i BIP – u,

h) Publikowanie przez lokalne media:

– informacji o sesjach i tematyce sesji,

– wywiadów z samorządowcami,

– informacji o dyżurach burmistrza i radnych,

i) Publikacja przez urząd miasta i lokalne media poradnika interesanta,
który skutecznie pomoże zainteresowanym odnaleźć potrzebne informacje, zawierający słowniczek podstawowych pojęć używanych przez władzę w kontaktach z mieszkańcami,

j) Przeprowadzanie konsultacji społecznych w celu przekazania informacji o planowanych zmianach w przestrzeni publicznej i zbieraniu od mieszkańców opinii,
– zamieszczenie tematów do konsultacji na lokalnym portalu, stronie internetowej,
– zamieszczenie projektów proponowanych uchwał, projektu dokumentu na stronie urzędu,
– organizacja spotkań z przedstawicielami lokalnych organizacji pozarządowych,
– pisemne opiniowanie projektów,
– e – konsultacje,
– dni otwarte, pokazy uliczne, prezentacje na temat dotyczący konsultacji,

k) Profil miasta na portalach społecznościowych.
 
Na zakończenie zebrania podziękowano przybyłym na spotkanie gościom i zaproszono do aktywnego udziały w innych akcjach organizowanych w ramach konkursu.
 

Projekt zarządzenia burmistrza został już przekazany do rozpatrzenia przez Burmistrza Miasta Złotoryja. Projekt uchwały rady miasta w sprawie ustalenia kierunków działania wójta w zakresie informowania mieszkańców o działaniach gminy zostanie zaprezentowany na najbliżej sesji komisji spraw społecznych i sesji rady miasta. Projekty dokumentów zostaną wkrótce opublikowane na stronie internetowej Urzędu Miasta Złotoryja, w lokalnych mediach oraz na tablicach ogłoszeń w celu uzyskania opinii nieobecnych na spotkaniu mieszkańców w kwestii zasad komunikacji w mieście.
 

Stowarzyszenie Młodzi Demokraci Złotoryja