Pomiń menu

Projekt zasad powiadamiania mieszkańców o sprawach realizacji zadań przez Urząd Miasta Zgierza i jednostki organizacyjne miasta

 

PROJEKT                                Zarządzenie Nr … /2011

Prezydenta Miasta Zgierza

z dnia …..

 

w sprawie:

 

ustalenia zasad powiadamiania mieszkańców o sprawach realizowanych przez Urząd Miasta Zgierza i inne jednostki organizacyjne miasta.

 

Na podstawie art. 33 ust 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z r. 2001 nr 142 poz. 1591 z późn. zmianami)

 

zarządzam co następuje:

§ 1

Ustalam zasady powiadamiania mieszkańców o sprawach realizacji zadań przez Urząd Miasta Zgierza i jednostki organizacyjne miasta, stanowiące załącznik do niniejszego Zarządzenia.

§ 2

Wykonanie zarządzenia powierzam: w Urzędzie Miasta Zgierza naczelnikom wydziałów (jednostek równorzędnych) i pracownikom na samodzielnych stanowiskach pracy a w innych jednostkach – kierownikom tych jednostek.

§ 3

Nadzór nad wykonaniem Zarządzenia powierzam Sekretarzowi miasta Zgierza.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik do Zarządzenia nr…

Prezydenta Miasta Zgierza

z dnia …

 

 

 

§ 1

Ilekroć w „Zasadach” jest mowa o:

1)      jednostkach organizacyjnych miasta – należy przez to rozumieć wszystkie jednostki organizacyjne określone w Statucie Miasta Zgierza a także samorządowe osoby prawne należące do tej gminy miejskiej,

2)      sprawach interesujących społeczność lokalną – należy przez to rozumieć zarówno sprawy, o których, zgodnie z odrębnymi przepisami istnieje obowiązek podawania informacji do publicznej wiadomości, jak i sprawy, o których informacje, pomimo braku obowiązku, powinny być łatwo dostępne dla zainteresowanych ze względu na ich znaczenie dla ogółu lub grupy mieszkańców,

3)      osobach zarządzających – należy przez to rozumieć naczelników wydziałów i komórek równorzędnych w Urzędzie Miasta oraz kierowników jednostek organizacyjnych Zgierza.

 

§ 2

Cel

  1. Administracja miasta realizuje swoje zadania w imieniu i na rzecz wspólnoty mieszkańców Zgierza. Skuteczne przekazywanie mieszkańcom informacji o sprawach tej wspólnoty, jej dotyczących,  jest jednym z najważniejszych wymogów poprawnego wypełniania swojej roli przez Urząd Miasta Zgierza i jednostki organizacyjne miasta.
  2. Celem działań, prowadzonych przez Urząd Miasta Zgierza i jednostki organizacyjne miasta w obszarze komunikacji z mieszkańcami, jest, poza wypełnieniem obowiązków określonych odrębnymi przepisami, rzeczywiste dotarcie z informacją o sprawach Zgierza do wszystkich grup społeczności lokalnej, które ze względu na swój charakter, taką informacją mogą być zainteresowane.

 

§ 3

Odpowiedzialność

Obowiązek zapewnienia właściwego systemu informowania o prowadzonych sprawach ciąży na osobach zarządzających.

 

§ 4

Sposoby komunikacji administracji gminy miejskiej Zgierz z mieszkańcami

1. Podstawowymi sposobami komunikacji są:

a) Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) gminy Miasto Zgierz www.umz.zgierz.pl regularnie aktualizowany, zawierający treści określone w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej i strony podmiotowe BIP innych jednostek organizacyjnych;

b) strona internetowa Miasta Zgierza www.miasto.zgierz.pl, zawierająca Infoserwis z newsletterem – regularny informator miejski i urzędowy o najważniejszych wydarzeniach w życiu lokalnej wspólnoty w wersji elektronicznej (rozsyłany do osób zainteresowanych);

c) ePUAP – platforma usług administracji publicznej;

d) Ilustrowany Tygodnik Zgierski, wydawany przez Prezydenta Zgierza;

e) korespondencja pocztowa lub elektroniczna;

f) spotkania informacyjne i konsultacyjne z mieszkańcami, debaty, lekcje z Prezydentem;

g) Forum dialogu społecznego wokół ważnych problemów (z pełnoprawnym udziałem i prawem głosu samorządowców, organizacji pozarządowych, mieszkańców Zgierza, ekspertów);

d) konto na portalu społecznościowym, gdzie można zamieszczać informacje, dotyczące aktywności radnych, planowanych działań, konsultacji społecznych; wywiady z samorządowcami, czatować.

e) tablice ogłoszeniowe w Urzędzie Miasta, jednostkach organizacyjnych i pomocniczych miasta;

f) PIAP – 5 publicznych punktów dostępu do Internetu w: UM, USC, MOK, MOSiR, Straży Miejskiej;

g) Punkt Obsługi Interesanta i dyżurujący pracownicy kancelarii, którzy wskazują, gdzie w Urzędzie Miasta można rozwiązać swój problem.

2. W konkretnych sprawach do efektywnej komunikacji z mieszkańcami mogą być użyte inne sposoby.

3. Sekretarz m. Zgierza wskaże osoby odpowiedzialne za poprawne funkcjonowanie poszczególnych sposobów komunikacji z mieszkańcami.

 

§ 5

Standardy

Informacja przygotowana dla społeczności lokalnej lub jej wybranych grup powinna być:

  1. Terminowa.

Informacja powinna być przygotowana i przekazana zainteresowanym w terminie umożliwiających im ewentualne skorzystanie ze swoich uprawnień, podjęcie działań lub uzyskanie dodatkowych wyjaśnień ze strony właściwego pracownika.

  1. Komunikatywna.

Informacja powinna być przygotowana w sposób umożliwiający łatwe określenie kogo i w jakim zakresie dotyczy, jakie nakazy/ zakazy/ ograniczenia dla mieszkańców mogą z niej wynikać.

  1. Właściwie skierowana .

Jeśli z przepisów odrębnych nie wynika zamknięty katalog osób lub grup, do których informacja może być skierowana, sposób podania do wiadomości publicznej powinien być każdorazowo poprzedzony analizą, które grupy społeczności lokalnej mogą być daną informacją szczególnie zainteresowane. Po zidentyfikowaniu grup potencjalnie zainteresowanych należy ustalić efektywny sposób dotarcia do nich z informacją i o takie działania uzupełnić sposób podania do publicznej wiadomości, wynikający z odpowiednich przepisów. Opis podjętych działań powinien zostać uwidoczniony poprzez dołączenie do akt sprawy odpowiedniej adnotacji.

  1. Właściwie wyeksponowana.

Bez względu na wybrany sposób przekazania mieszkańcom informacji, powinna być ona wyeksponowana tak, aby jej dostrzeżenie i przeczytanie nie było utrudnione. W szczególności należy zadbać, aby informacje nowe można było łatwo wyodrębnić spośród już istniejących. Prezentacja informacji w formie papierowej na tablicach ogłoszeń powinna zapewniać ich czytelność, a jeśli jest ona utrudniona (np. dokumenty wielostronicowe) zawierać wzmiankę gdzie dodatkowo można zapoznać się wygodnie z pełną informacją.

 

§ 6

Monitorowanie i ocena

  1. Osoby zarządzające obowiązane są na bieżąco monitorować funkcjonowanie przyjętych rozwiązań. W ramach monitorowania szczególnie należy zwracać uwagę na:
    1. Zgodność działań z przepisami
    2. Skuteczność dotarcia informacji do zainteresowanych grup wśród społeczności gminy.
    3. Wszelkie uwagi i sugestie mieszkańców gminy dotyczące propozycji działań, które mogą ułatwić im dostęp do interesujących ich informacji.
  2. W ramach nadzoru nad funkcjonowaniem systemu informowania mieszkańców Sekretarz m. Zgierz, w  porozumieniu z osobami zarządzającymi w poszczególnych jednostkach,  do końca czerwca każdego roku  sporządza raport z funkcjonowania systemu i przedstawia go Prezydentowi. W raporcie zawarte są informacje
    o funkcjonowaniu systemu w poprzednim roku oraz wnioski, dotyczące doskonalenia systemu.

 

“Twórczy, Aktywni”