Pomiń menu

Podsumowujemy Warsztaty Przyszłościowe

Miejska Biblioteka Publiczna w Jaworze od kwietnia 2015 roku jest aktywnym uczestnikiem akcji Masz Głos, Masz Wybór realizując założenia ścieżki Lepsze instytucje. Podczas podejmowanych działań MBP stara się przeprowadzić ocenę swojej działalności, by poprawić poziom zadowolenia mieszkańców z jej funkcjonowania.

DSCF6615Do tej pory zostały przeprowadzone badania ankietowe, a w przestrzeni biblioteki można było też uzupełniać „niedokończone zdanie” nt. funkcjonowania biblioteki. Żeby zaktywizować i zachęcić do zabrania głosu jak największą liczbę osób skierowaliśmy swoje kroki do jaworskiego gimnazjum, by podczas przerw w zajęciach pytać uczniów o to, czego brakuje im w bibliotece. Obecnie jesteśmy po jednym z najważniejszych punktów harmonogramu naszych działań – Warsztatach Przyszłościowych. Podczas Warsztatów, które poprowadziły Katarzyna Wyrwińska i Maria Perchuć-Żółtowska (koordynatorki naszej aktywności w akcji) staraliśmy się pogłębić wątki, które pojawiły się w ankietach i „niedokończonych zdaniach”. Zbieraliśmy konkretne pomysły na usprawnienie działań biblioteki i dostosowanie ich do potrzeb mieszkańców.

Do udziału w spotkaniu zaprosiliśmy: przedstawicieli Urzędu Miasta, Starostwa, szkół oraz przedszkoli współpracujących z biblioteką, aktywnych czytelników, młodzież oraz wszystkich chętnych jaworzan. Z uwagi na warsztatową metodę pracy przewidziana była ograniczona liczba miejsc dla uczestników. Staraliśmy się, aby w spotkaniu wzięły udział osoby z różnych grup wiekowych, o różnym poziomie aktywności pozazawodowej, w różnym stopniu związane z biblioteką. W centrum miasta rozwiesiliśmy plakaty informujące o spotkaniu i zachęcające do udziału osoby, które dotychczas nie znalazły w bibliotece dla siebie nic interesującego, jednak nikt z jaworzan nie zainteresował się tą propozycją.

Spotkanie odbyło się w grudniowe, piątkowe popołudnie. Na nasze zaproszenie odpowiedziało większość zaproszonych. W Warsztatach uczestniczyli: Krzysztof Detyna, Janina Lemańska, Regina Bojanowska, Gabriela Szafarowska, Elwira Mikła-Czyrko, Agnieszka Jamka, Ewa Mackiewicz, Iwona Fijołek, Władysław Woźniakiewicz, Michał Lenkiewicz, Genowefa Suchecka, Irena Danielecka oraz młodzież z I Liceum Ogólnokształcącego.

Rozpoczęliśmy od omówienia dotychczasowych działań MBP w akcji Masz głos masz wybór oraz od części integracyjnej. Następnie uczestnicy zostali zaproszeni do rozmowy o mocnych stron biblioteki. Każdy uczestnik zapisał swoje pomysły na post-itach, a później zostały one pogrupowane i okazało się, że jaworzanie chwalą m.in. dobre usytuowanie biblioteki. Za duży plus uważają ulokowanie jej przy ścisłym centrum miasta, ale uwadze nie umknęły również panujące tu dobre warunki oraz „ciekawe rozwiązania architektoniczne”. Niewątpliwie ma to związek z oddaną rok temu do użytku nową salą, która powstała w miejsce niezbyt estetycznie prezentujących się garaży.

DSCF6626Pozytywne opinie wiązały się także: z aktywnością biblioteki i podejmowanymi przez nią działaniami, między innymi ofertą dla uczniów szkół, przedszkoli; traktowaniem biblioteki jako miejsce spotkań z ciekawymi ludźmi; zwrócono uwagę na ciszę, dającą możliwość skupienia nad książką oraz na udział w akcji „Masz głos masz wybór”, co w opinii uczestników pokazuje, że „biblioteka chce” i stara się podejmować nowy wyzwania. Pozytywie oceniono pracowników, którzy zgodnie z opinią: tworzą miłą atmosferę, ciągle poszukują nowości by swoją pracę wzbogacać/uatrakcyjniać, reagują na potrzeby czytelników, są kreatywni, zaangażowani w pracę i cechujący się fachowym podejściem. W środowisku nauczycieli bardzo ceniona jest współpraca pomiędzy reprezentowanymi przez nich placówkami, a biblioteką oraz dostosowywanie w miarę możliwości tematyki swoich propozycji do programu edukacji.

Po części bardzo przyjemnej dla naszych uszu, podczas której słuchaliśmy o pozytywnym odbiorze naszej pracy przyszła pora na rozmowę o słabych stronach. Ta część spotkania polegała na pracy w grupach, w których odnoszono się do każdego z obszarów działania biblioteki osobno (sposób funkcjonowania, oferta kulturalna, promocja i księgozbiór), omawiając jego słabe strony.

DSCF6636 DSCF6635 DSCF6634DSCF6628

Zadano pytania pomocnicze, mające ułatwić ustalanie i nazywanie tych słabych stron: Co nie działa? Co trzeba zmienić? Czego brakuje? Podczas dyskusji przygotowane karty pracy zapełniały się coraz bardziej. Wagę problemów próbowano sygnalizować pisząc dużą czcionką, ale głosowanie nad ważnością wyodrębnionych problemów miało nastąpić w innej formie, w późniejszej części spotkania. Na tablicach wyodrębniono takie problemy w poszczególnych obszarach:
SPOSÓB FUNKCJONOWANIA: pieniądze, zmywarka, regały przesuwane, czytniki książek, dodatkowe ogrzewanie w nowej Sali na parterze, ogród zewnętrzny/taras czytelniczy na filii, toalety i podłoga na filii, windy w obu lokalizacjach.
OFERTA KULTURALNA: udział w imprezach masowych, informacja o ofercie słabo dociera do odbiorców, zbyt mało ofert dla młodzieży, niedopasowane godziny spotkań, oferta w postaci własnych gadżetów reklamowych, brak kalendarza imprez dostępnych w formie ulotek, plakatów, broszur, wersji elektronicznej
PROMOCJA: rozszerzyć zakres informacji na Facebook’u, brak promocji w zakładach pracy, Newsletter jako forma kontaktu z czytelnikami, brak czytelniej, wyrazistej informacji docierającej do każdej grupy wiekowej, mobilna wypożyczalnia, brak oferty/ informacji o możliwości korzystania z książek do słuchania.
KSIĘGOZBIÓR: brak informacji o możliwości zamówienia, zakupu książek, których nie ma w księgozbiorze, brak wystarczającej informacji o nowościach wraz z krótką recenzją książek, nie wystarczająca ilość książek wspomagających naukę (repetytoria), brak spotkań z wydawcami prezentującym proces wydawniczy oraz ofertę danego wydawnictwa, brak audiobook’ów, zbyt mało nowości, zbyt mało lektur, biografii sławnych osób.
Kolejnym etapem naszego spotkania było głosowanie poprzez przyklejania kropek na te zasygnalizowane problemy czy braki, z którymi biblioteka powinna zmierzyć się w pierwszej kolejności.

DSCF6673Po głosowaniu okazało się, że według uczestników pierwszorzędnie powinniśmy skupić się na promocji działań oferowanych przez MBP, szukaniu form kontaktu z obecnymi i potencjalnymi użytkownikami. Odpowiedzią na wiele sygnalizowanych braków, które z punktu wiedzenia uczestników spotkania są bardzo istotne są pieniądze, a rozwiązaniem poszukiwanie źródeł ich pozyskiwania poza budżetem.Podczas ostatniego punktu przewidzianego w planie Warsztatów zbieraliśmy pierwsze pomysły na rozwiązanie tych problemów, które zostały wskazane jako najważniejsze. W kwestii promowania działań MBP padły propozycje przesyłania w formie elektronicznej newslettera, który informowałby o ofercie. Techniczne możliwości zrealizowania tej propozycji będą w momencie uruchomienia nowej strony www biblioteki. Jesteśmy zainteresowani taką formą przepływu informacji i na pewno przyjrzymy się bliżej tej propozycji. Okazuje się, że klasyczna forma reklamy – papierowa ulotka dostępna w sklepie, przychodni czy innych miejscach publicznych odwiedzanych przez mieszkańców Jawora wydaje się w opinii uczestników spotkania bardzo pożądana. Postaramy się rozszerzyć zakres promocji w tej formie. Podczas spotkania padła propozycja reklamowania oferty biblioteki „z kościelnej ambony”. Do tego pomysłu podchodzimy sceptycznie, gdyż biblioteka jest instytucją świecką i nie chcemy wykraczać poza pewne granice. Ten pomysł odsuwamy póki co na bok, nie mówiąc jak na razie kategorycznego „nie”. DSCF6656Bardzo ciekawą propozycję jest połączenie ofert kilku instytucji na jednym plakacie reklamowym, co poszerzyłoby krąg odbiorców informacji. Jeden plakat/kalendarz, który promowałby działania JOK, ECMEN, OSiR, MROWISKO, Muzeum i MBP na każdy miesiąc. W takiej sytuacji osoba która stale korzysta z propozycji np. OSiR mogłaby przy okazji zapoznać się z ofertami innych instytucji. Jednak w odpowiedzi na tę propozycję należy uwzględnić fakt, że dosyć często zdarza się, ze MBP wykorzystuje okazje na ciekawe aktywności, które pojawiają się np. z tygodniowym wyprzedzeniem. Kondycja finansowa biblioteki skłania nas do jak najczęstszego korzystania z takich „ofert promocyjnych”. W takich sytuacjach pewne działania nie będą na takim plakacie umieszczane, bo po porostu nie jesteśmy w stanie tego przewidzieć i zaplanować z dużym wyprzedzeniem. Pomysł dobry, ale w przełożeniu na rzeczywistość trudny do pełnego, zgodnego z założeniami zrealizowania. Podczas spotkania automatycznie dostaliśmy odpowiedź ze strony starostwa, które w ramach promocji działań biblioteki udostępnia nam swoje tablice ogłoszeniowe do plakatowania oraz miejsca na korytarzach do rozprowadzania ulotek.

Warsztaty uświadomiły nam, że o wielu naszych propozycjach jaworzanie po prostu nie wiedzą, co ewidentnie wskazuje na niedociągnięcia w kwestii promocji. Sytuacja ta dotyczyła np. możliwości dostarczania książek do osób nie mających fizycznej możliwości wyjścia z domu (z różnych przyczyn), czy współtworzenia przez czytelników księgozbioru biblioteki i bezpośredniego wpływu na kupowane książki. Odpowiedzią na te sygnały jest: „książka na telefon” oraz e-dezyderata na naszej stronie www.

DSCF6657W podsumowaniu spotkania uczestnicy zostali poproszeni o ocenę Warsztatów jako formy współpracy z jaworzanami. Spotkania mające na celu uzyskanie wiedzy o potrzebach osób zainteresowanych korzystaniem z biblioteki, a także ich sugestie dotyczące podniesienia skuteczności jej działania, docierania do czytelników itp. otrzymały pozytywną ocenę. Uczestnicy stwierdzili, że spotkania takie są wartościowe i dużo wnoszą, dlatego powinny być organizowane w przestrzeni biblioteki średnio co 1-2 lata, aby w swojej działalności uwzględnić zmieniające się potrzeby czytelników i odrobinę świeżego spojrzenia.
Głównym kierunkiem naszych działań po tym spotkaniu będzie poprawienie jakości kontaktu z mieszkańcami oraz skupienie uwagi na nowych formach promocji naszych działań, które okazuje się są dla mieszkańców miasta interesujące, ale dosyć często zbyt słabo rozreklamowane. Będąca w tym momencie na etapie tworzenia nowa strona www biblioteki da techniczne możliwości wprowadzenia pożądanego przez jaworzan newslettera. Aktualnie jesteśmy w stanie dać jedynie gwarancję naszego pozytywnego nastawienia do pomysłu oraz zaangażowania w zapoznanie się z przepisami, którymi obwarowane jest wprowadzanie tego typu możliwości. Odnosząc się do zasygnalizowanego podczas Warsztatów problemu promocji oraz korzystając m.in. z oferowanego przez sieć LABiB (portal dla bibliotekarzy i osób związanych z bibliotekami) miesiąca inspiracji, który w styczniu jest skoncentrowany właśnie wokół niej postaramy się wypracować nowe, atrakcyjne sposoby reklamowania swojej działalności. Wiedzy dostarczą nam m.in. webinaria: “BIBLIOTEKA W SOCIAL MEDIA” oraz “PODAJ DALEJ – JAK SKUTECZNIE KOMUNIKOWAĆ SIĘ Z CZYTELNIKIEM I PROMOWAĆ BIBLIOTEKĘ”.