Pomiń menu

Scenariusz – Lokalne instytucje

Krok 1. Określcie problem

Waszym pierwszym zadaniem będzie określenie problemu, jego przyczyn i oddziaływania na otoczenie. Ważne, abyście materiału do pracy nie szukali tylko na własnym podwórku i tylko wśród swojego grona znajomych. Rozejrzyjcie się dookoła, poczytajcie lokalną prasę, fora internetowe, porozmawiajcie z sąsiadami i sąsiadkami. Zainspirować mogą Was na przykład: dyskusje nad nieprzyjaznymi programami instytucji publicznych, rozmowy o godzinach pracy urzędów niedostosowanych do potrzeb czy brak dialogu z władzami w ważnych sprawach dotyczących najbliższej okolicy. Ważne, żeby sprawa była konkretna, dotyczyła wielu osób i aby wpływ na jej przebieg miał Wasz lokalny samorząd (powiat, gmina, dzielnica, osiedle).

Krok 2. Zaproście do współpracy szerokie grono ludzi

Kolejnym etapem jest nawiązanie kontaktów z lokalną społecznością i mediami – czyli grupami, które powinny zaangażować się w działanie. Ważne, by z zaproszeniem dotrzeć do jak najszerszej liczby osób. Im większa różnorodność grupy zaangażowanej w działanie, tym więcej głosów w dyskusji i lepsze, bardziej realne rezultaty.
Zorganizujcie spotkanie, na którym opowiecie o Waszych planach i zaprosicie do włączenia się w prace grupy roboczej.
Przed spotkaniem określcie grupy mieszkańców i mieszkanek, które korzystają z usług tej instytucji (np. młodzież, osoby starsze, rodzice z małymi dziećmi) i zadbajcie o to, żeby z informacją o spotkaniu dotrzeć do każdej z tych grup.

Krok 3. Nawiążcie współpracę z instytucją publiczną i lokalnymi władzami

Wybierzcie instytucję publiczną, która Waszym zdaniem ma wpływ na rozwiązanie zidentyfikowanego przez Was problemu i wspólnie z grupą roboczą przeprowadźcie ocenę jej oferty i sposobu funkcjonowania, a następnie zaproponujcie rozwiązania, które mogą wpłynąć na poprawę jej działania. Taką instytucją może być np.:

  • ośrodek/dom/centrum kultury,
  • biblioteka,
  • ośrodek sportu,
  • muzeum (będące instytucją samorządową),
  • świetlica (będąca jednostką samorządową).

Umówcie się na spotkanie z przedstawicielem lub przedstawicielką tej instytucji (najlepiej z osobą zarządzającą lub jej zastępcą).

Na spotkaniu:

  • opowiedzcie o udziale w ogólnopolskiej akcji Masz Głos;
  • zaproście instytucję do współpracy polegającej na aktywnym jej udziale zarówno w dalszym przeprowadzeniu oceny funkcjonowania/oferty, jak i w szukaniu rozwiązań na jej ulepszenie. Współpraca może polegać też np. na udostępnianiu przestrzeni na konsultacje z mieszkańcami odbywające się w ramach akcji, na zamieszczaniu ogłoszeń o akcji na stronie internetowej i w budynku instytucji, a także na udziale przedstawicieli instytucji w pracach grupy roboczej.
  • opowiedzcie o korzyściach, jakie instytucja będzie miała ze współpracy przy realizacji zadania. Może np.: otrzyma dokument z wynikami oceny jej oferty i pomysłami mieszkańców i mieszkanek na ulepszenia i zmiany, dzięki czemu zacznie być postrzegana przez mieszkańców i mieszkanki jako instytucja otwarta na ich głos i być może przyciągnie przez to do siebie nowe osoby.

Pamiętajcie, żeby wyjaśnić, że Wasze działanie nie służy wytykaniu błędów, ale szukaniu dobrych rozwiązań i pomysłów na ulepszenia. Zapytajcie, czy istnieją obszary, zbadaniem których instytucja jest szczególnie zainteresowana. Może podczas realizacji zadania będziecie wspólnie potrafili odpowiedzieć na jej potrzeby?

Przykładowe pytania, na które odpowiedzi moglibyście szukać to:

  • Jak mieszkańcy i mieszkanki oceniają aktualną ofertę instytucji?
  • Czy jest coś, czego w ofercie instytucji brakuje?
  • Jak mieszkańcy i mieszkanki oceniają sposób funkcjonowania instytucji (jej pracowników, godziny otwarcia itp.)?
  • Jak mieszkańcy i mieszkanki oceniają siedzibę instytucji (jej czystość, przyjazność, dostosowanie do potrzeb różnych grup, np. osób starszych, niepełnosprawnych itp.)?

Upewnijcie się, czy przedstawiciele i przedstawicielki instytucji byliby zainteresowani wdrożeniem choćby jednego z pomysłów mieszkańców i mieszkanek. Dowiedzcie się lub upewnijcie, czy przedstawiciele i przedstawicielki lokalnej władzy są otwarci na współpracę w trakcie realizacji Waszych działań. Umówcie się na spotkanie z burmistrzem/wójtem lub z osobą przez niego wyznaczoną i opowiedzcie o pomyśle, jaki chcielibyście wdrożyć. Na spotkanie zaproście też przedstawiciela lub przedstawicielkę wybranej instytucji. Włączenie władz w działanie jest bardzo ważne, między innymi dlatego, że jest elementem budowania porozumienia między stroną rządzącą a mieszkańcami i mieszkankami oraz dlatego, że większość instytucji, z którymi możecie pracować przy okazji realizacji tego zadania podlega władzy samorządowej i jest przez nią finansowana, a realizacja niektórych pomysłów zaproponowanych w wyniku Waszej pracy może wymagać uwzględnienia ich w budżecie gminy.

Krok 4. Zorganizujcie spotkanie otwarte

Zaproście przedstawiciela lub przedstawicielkę instytucji oraz przedstawiciela lub przedstawicielkę władz lokalnych na pierwsze spotkanie otwarte. Najlepiej byłoby, gdyby spotkanie udało się zorganizować w siedzibie danej instytucji – to dodatkowo uwiarygodniłoby całe przedsięwzięcie w oczach mieszkańców i mieszkanek.
Przygotujcie na zebranie materiały dotyczące realizowanych przez Was działań. W trakcie spotkania opowiedzcie o akcji Masz Głos, zarezerwujcie czas na wystąpienie przedstawiciela lub przedstawicielki władz oraz przedstawiciela lub przedstawicielki instytucji publicznej na temat tego, dlaczego zdecydowali się na współpracę. Pamiętajcie także o stworzeniu przestrzeni i pozostawieniu czasu na pytania oraz wnioski zgłoszone przez mieszkańców i mieszkanki.

Krok 5. Dowiedzcie się, co o wybranych aspektach funkcjonowania instytucji myślą mieszkańcy i mieszkanki oraz jakie mają pomysły na zmiany i ulepszenia

Opinie mieszkańców i mieszkanek dotyczące oferty instytucji i sposobu jej funkcjonowania możecie zebrać przy pomocy kwestionariusza. Zastanówcie się, kto przychodzi do danej instytucji (jakie grupy mieszkańców, w jakim wieku, jakiej płci), a kogo tam brakuje.

Zastanówcie się, jak najskuteczniej dotrzeć do zidentyfikowanych grup odbiorców i odbiorczyń, gdzie można ich spotkać? Podzielcie się z innymi członkami i członkiniami grupy roboczej kwestionariuszami, ustalcie kto z Was dotrze do konkretnych grup odbiorców i odbiorczyń. Spróbujcie dotrzeć do różnych osób z każdej grupy – zarówno tych, którzy korzystają z oferty wybranej instytucji, jak i tych, którzy do niej nie chodzą. Warto poznać obydwa punkty widzenia. Wybierzcie po kilka “profili” takich osób (np. kobieta z małym dzieckiem, osoba starsza) – spróbujcie do nich dotrzeć i zadać pytania z kwestionariusza.

Możecie przygotować dwie jego wersje – dla tych, którzy korzystają z oferty instytucji i dla tych, którzy do niej nie chodzą. Z osobami korzystającymi z oferty danej instytucji będzie najłatwiej rozmawiać w jej budynku, natomiast tych, którzy do niej nie chodzą, spróbujcie poszukać w różnych innych rejonach miasta, np. w parkach, na rynku czy w galerii handlowej. Dużą zaletą tej metody jest to, że dzięki członkom grupy roboczej można dotrzeć do osób, które do danej instytucji nie przychodzą i poznać ich motywacje.

Pamiętajcie, aby uwzględnić także opinie mieszkańców i mieszkanek zebrane podczas spotkań otwartych i innych spotkań z mieszkańcami i mieszkankami.

Krok 6. Opracujcie zebrane opinie i przekażcie przedstawicielowi lub przedstawicielce danej instytucji

Zebrane opinie na temat funkcjonowania instytucji, jej problemów, braków, ale też pomysłów na jej ulepszenie warto pogrupować, podsumować i zebrać w jednym dokumencie. Podzielcie się pracą w ramach Waszej grupy roboczej.

Odpowiedzi Waszych respondentów i respondentek uzyskane w trakcie spotkania, podczas wypełniania kwestionariusza czy za pomocą innej metody diagnozy lokalnej pogrupujcie według tematów, których dotyczą (np. przestrzeń instytucji, oferta, sposób funkcjonowania), wskazując przy tym na te odpowiedzi, które pojawiały się najczęściej. Warto przy tym pamiętać, żeby osobno zebrać opinie dotyczące oceny instytucji, a osobno pomysły na ulepszenie jej działania. Opracujcie jasne i czytelne podsumowanie i spiszcie je w formie jednego dokumentu. Możecie przygotować też prezentację.

Dokument/prezentację prześlijcie przedstawicielowi lub przedstawicielce instytucji oraz przedstawicielowi lub przedstawicielce lokalnych władz obecnym na pierwszym spotkaniu. Poproście przedstawiciela lub przedstawicielkę instytucji o przyjrzenie się w szczególności zawartym w dokumencie pomysłom pod kątem tego, które z nich można by faktycznie zrealizować (zwróćcie uwagę m.in. na to, czy w bieżącym budżecie instytucji znajdą się pieniądze na realizację zgłoszonych pomysłów; jeżeli nie – to czy jest możliwość zapewnienia środków na ich realizację w przyszłym budżecie, czy w zasobach instytucji jest ktoś, kto mógłby się zająć ich wdrożeniem oraz czy instytucja dysponuje odpowiednim sprzętem/przestrzenią do ich realizacji). Zaproście przedstawiciela lub przedstawicielkę instytucji oraz przedstawiciela lub przedstawicielkę władz lokalnych na spotkanie podsumowujące diagnozę.

Krok 7. Zorganizujcie spotkanie dla mieszkańców i mieszkanek, na którym przedstawicie wyniki diagnozy oraz uszczegółowicie możliwe do zrealizowania pomysły

Spotkanie będzie okazją do przekazania informacji zwrotnej o tym, co wynikło z przeprowadzonej oceny instytucji oraz jakie pojawiły się pomysły na ulepszenie jej działania. Warto zadbać o to, żeby w spotkaniu wziął udział przedstawiciel lub przedstawicielka instytucji, najlepiej osoba, do której wcześniej zostało przesłane podsumowanie oceny i która potrafi wskazać pomysły możliwe do realizacji. Postarajcie się też zaprosić na spotkanie przedstawiciela lub przedstawicielkę lokalnych władz, którzy jeszcze raz będą mieli okazję zapoznać się z wynikami Waszej pracy oraz z nowymi formami komunikowania się z mieszkańcami i mieszkankami, które wykorzystywaliście w trakcie Waszych działań.

Podczas spotkania zajmijcie się pomysłami wskazanymi przez przedstawiciela lub przedstawicielkę instytucji jako możliwe do zrealizowania. Zastanówcie się, które z nich warto zrealizować w pierwszej kolejności, a z realizacją których można trochę poczekać. Pomyślcie, kto mógłby włączyć się w realizację pomysłu i kto mógłby być odpowiedzialny za jego wdrożenie. Możecie też wstępnie oszacować, jakie będą się z tym wiązały koszty, a także jakie zasoby będą konieczne (np. sprzęt, ludzie). Jeśli jakiś pomysł na usprawnienie nie jest w tym momencie możliwy do realizacji, pomyślcie, czym można by go zastąpić.

Uszczegółowienie pomysłów uznanych wcześniej przez instytucję za możliwe do realizacji warto spisać w formie planu działania, aby łatwiej było potem stać na straży ich wdrażania.

Krok 8. Sprawdzajcie, czy zebrane rekomendacje/pomysły są wdrażane

Wybierzcie spośród członków i członkiń grupy roboczej osobę lub osoby, które będą co jakiś czas sprawdzać, czy rekomendowane przez mieszkańców zmiany są wprowadzane w czasie, który został wstępnie na to zaplanowany podczas ostatniego spotkania. Jeśli tak nie jest, warto umówić się na spotkanie z przedstawicielem lub przedstawicielką instytucji, przypomnieć o rekomendacjach i porozmawiać o przeszkodach we wdrażaniu wypracowanych pomysłów. Postarajcie się, żeby informacja o każdej pozytywnej zmianie dotarła do mieszkańców mieszkanek!

Krok 9. Opiszcie działania, które zrealizowaliście i przekażcie opis przedstawicielowi lub przedstawicielce instytucji i władz lokalnych jako przykład “dobrej praktyki”

Zachęcajcie do przekazywania dalej Waszego przykładu efektywnej współpracy i wykorzystywania w innych instytucjach o podobnym profilu.

Krok 10. Informujcie o swoich działaniach

Ustalcie z przedstawicielem lub przedstawicielką instytucji, czy wypracowane pomysły mieszkańców i mieszkanek mogą być wyłożone lub wywieszone w jej siedzibie, aby każdy mógł się z nimi zapoznać. Warto też opublikować podsumowanie diagnozy na stronie internetowej instytucji, lokalnych organizacji pozarządowych, a także poinformować o akcji lokalne media – tak, aby jak najwięcej mieszkańców i mieszkanek dowiedziało się o przedsięwzięciu i “otwieraniu” się instytucji na głos lokalnej społeczności.

Sami również bądźcie otwarci – załóżcie stronę internetową, bloga, informujcie media, rozmawiajcie o Waszych działaniach i bądźcie w stałym kontakcie z mieszkańcami i mieszkankami.