Jak prezentować
Z prezentacją danych będziecie się zmagać od samego początku realizacji działań społecznych, również w ramach akcji Masz Głos, Masz Wybór.
Już oglądając scenariusze i filmy promocyjne byliście odbiorcami danych. Teraz to Wy musicie je przekazać:
- Zaprosić na spotkanie otwarte
- Przeprowadzić spotkanie i opowiedzieć o inicjatywie
- Pokazać harmonogram działań
- Pokazać dane zebrane w trakcie rozpoznania sytuacji (problemu)
- Pokazać efekty swojej pracy
Poniżej dowiecie się jak przygotować:
1. Zaproszenie na spotkanie (plakat, ulotka, ogłoszenie)
2. Jak opowiedzieć o inicjatywie na spotkaniu, pokazać dane zebrane w trakcie rozpoznania sytuacji (problemu) czy pokazać efekty swojej pracy?
3. Jak pokazać wyniki pracy grupy roboczej? Jak opracować raport?
4. Harmonogram
Wstęp na podstawie: mapymysli.com oraz doświadczenia Pracowni Zrównoważonego Rozwoju
Ad. 1. Zaproszenie na spotkanie (plakat, ulotka, ogłoszenie)
Jednym z elementów kontaktowania się z mieszkańcami, władzami lokalnymi czy innymi stronami dialogu są otwarte spotkania. Jeśli chcecie je zorganizować, musicie odpowiedzieć sobie na kilka pytań, a odpowiedzi umieścić na materiale zapraszającym:
- jaki jest cel spotkania?
- kogo chcemy zachęcić do przyjścia?
- co chcemy przekazać przybyłym?
- kiedy, o której godzinie i gdzie odbędzie się spotkanie?
- kto zaprasza na spotkanie?
Zaproszenie może przyjąć formę plakatu, ulotki czy ogłoszenia – w zależności od lokalnych uwarunkowań, np. możliwości ekspozycji i kanałów dotarcia z informacją do odbiorcy. Materiały graficzne mogą zostać opracowane komputerowo bądź ręcznie.
Aby zaproszenie było skuteczne powinniśmy przestrzegać kilku prostych zasad:
- zaproszenie powinno mieć charakter informacyjno-komunikacyjny minimum treści, maksimum przekazu (zapraszaj – nie informuj!)
- motywuj, angażuj, odwołuj się do emocji
- pisz prosto, zrozumiale, językiem zbliżonym do języka odbiorcy, unikając nowomowy urzędowej czy branżowej
- elementy graficzne co najmniej dorównują informacji tekstowej, z reguły jednak dominują i zaciekawiają odbiorcę
- różnorodne formaty: na słupy ogłoszeniowe format min. B1, witryny sklepowe, klatki schodowe A4, maks. A3; inne miejsca publiczne A3
- plakat jednostronny – wydruk na papierze o grubości min. 150 g
- plakat dwustronny na papierze o grubości min. 300 g – do ekspozycji np. w środkach komunikacji miejskiej
- informację o spotkaniu warto dystrybuować co najmniej 10 dni przed rozpoczęciem
Zapraszamy zwykle różne grupy odbiorców, dlatego powinniśmy wykorzystać możliwie szeroki zakres kanałów dotarcie. Tradycyjne sposoby:
- rozsyłanie pisemnych zaproszeń
- rozdawanie ulotek na ulicach, w sklepach, w środkach transportu publicznego i innych miejscach publicznych
- rozlepianie zwiastunów, plakatów i „obwieszczeń” w miejscach do takich celów wyznaczonych
- zaproszenia ustne przekazywane osobiście oraz przez „krewnych i znajomych Królika” – poczta pantoflowa
- zamieszczanie ogłoszeń o spotkaniu w lokalnej prasie, na antenach lokalnych stacji radiowych i telewizyjnych, w lokalnych portalach internetowych, forach, etc.
- ogłoszenia parafialne i gazetka parafialna
Wykorzystanie nowoczesnych technologii:
- rozsyłanie zaproszeń na spotkanie pocztą elektroniczną oraz za pomocą komunikatorów np.: GaduGadu, Tlen, SKYPE i funkcji sms
- wykorzystanie komunikacji poprzez portale społecznościowe: Facebook, MySpace, Nasza Klasa, GoldenLine, YouTube etc.
- wykorzystanie stron internetowych zaprzyjaźnionych organizacji do zamieszczania na nich ogłoszeń o debacie
- lokalne fora i portale internetowe
Przed przystąpieniem do organizacji spotkania warto zapoznać się z narzędziownikiem pt. Jak zorganizować spotkanie
Ad. 2. Jak opowiedzieć o inicjatywie na spotkaniu, pokazać dane i efekty swojej pracy?
Z koniecznością prezentacji danych o Waszej inicjatywie zetkniecie się już na samym początku, kiedy będziecie chcieli przekonać do wspólnych działań lokalne władze czy media. Zarówno do takich „małych” spotkań, jak i otwartych debat z mieszkańcami należy się dobrze przygotować.
Żeby zapewnić sobie słuchalność i uwagę odbiorców musicie umiejętnie i ciekawie przedstawić swoje działania i pomysły. Możecie użyć do tego szeregu narzędzi:
- analogowych, takich jak flipchart (tablica z białymi kartkami) z narysowanymi obrazkami lub schematami czy tablica kredowa;
- cyfrowych, stworzonych dzięki prostym programom typu edytory tekstu (np. Word), prezentacje PowerPoint, wykresy Excel;
- internetowych, wykorzystujących szereg aplikacji umożliwiających pracę on-line i otrzymywanie ciekawych graficznie wyników naszej pracy.
Interesujące przedstawienie danych przyda się Wam także do opracowania końcowego raportu z działań, który możecie stworzyć jako podsumowanie realizacji zadania.
W dobie wszechobecnych prezentacji PowerPoint i nudnych wykresów Excela, to właśnie te ostatnie narzędzia internetowe dają nam możliwości zaskoczenia odbiorcy, pokazania mu czegoś nowego i interesującego, choćby już swoją formą. Często narzędzia cyfrowe z naszego komputera łączymy z narzędziami internetowymi, osiągając zadowalający nas efekt prezentacji danych.
Do przedstawienia odpowiedzi na proste pytania sondażu lub ankiety możemy użyć tzw. CHMUR TAGÓW. Dzięki nim w atrakcyjny sposób pokażemy jakie preferencje mają nasi respondenci (im większe słowo, tym częściej padała dana odpowiedź). Do stworzenia chmur tagów służą narzędzia dostępne na stronach:
Do prezentacji danych liczbowych z sondaży, ankiet itp. możemy użyć szeregu APLIKACJI dostępnych w Internecie:
http://www-958.ibm.com/software/data/cognos/manyeyes/
http://www.polleverywhere.com/
Dzięki nim uzyskamy np. taki zapis danych:
Kolejnym ciekawym narzędziem są MAPY MYŚLI, dzięki którym możecie pokazać plan lub zaplanować: projekt, wystąpienie, prezentację, raporty, sprawozdania, podróże, a nawet czas.
Schemat tworzenia mapy myśli jest dość prosty:
rysunek za http://pawelsygnowski.info
Notowanie takie jest obecnie powszechnie uznawanym sposobem na tworzenie szybkich notatek zgodnie z zasadami działania naszego mózgu, co gwarantuje łatwość uczenia się z takich notatek oraz wysoki poziom zapamiętywania określonych informacji.
Mapy myśli możemy stworzyć ręcznie (co jednak nie daje nam możliwości aktualizacji czy wprowadzenia zmian) lub skorzystać z jednej z wielu darmowych aplikacji internetowych:
http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page
http://vue.tufts.edu/index.cfm
Darmowy kurs tworzenia Map Myśli: http://www.kurs.mapy-mysli.com/
I wreszcie dochodzimy do dylematu w jaki sposób nasze dane zaprezentować: zrobić z nich prezentację Power Point, pokazać same obrazki czy może stworzyć z nich inny ciekawy pokaz?
Hitem ostatnich wystąpień zdaje się być aplikacja PREZI, umożliwiająca łatwe tworzenie dynamicznych, ruchomych, wielowymiarowych prezentacji w Internecie (można je potem ściągnąć na dysk twardy komputera):
Z narzędzia tego korzystał m. in. uczestnik Wspólnej przestrzeni 2012 oraz laureat nagrody SuperSamorząd – Tymek z Lublina:
http://prezi.com/mteuu_pv9t2b/plac-zabaw-generaa-sowinskiego/
Z Prezi’ego korzystamy także na co dzień i my, organizacje pozarządowe, opowiadając o swoich dokonaniach:
http://prezi.com/ws6liuxbgxr6/szczecin_5_mar_2013/
Ad. 3. Jak pokazać wyniki pracy grupy roboczej? Jak opracować raport?
Po zakończeniu realizacji zadania (lub jego części) wyniki wspólnej pracy powinniście zebrać, opisać i pokazać do publicznego wglądu, np. opublikować w Internecie, wydrukować.
Jeżeli prowadziliście rozpoznanie problemu lub badania (sondaże, ankiety, akcje animacyjne – por. z narzędziownikiem pt. Jak zbierać opinie?), już na etapie ich zakończenia, przed przystąpieniem do dalszych prac powinniście stworzyć raport. Może być to krótkie podsumowanie obecnej sytuacji/problemu lub obszerna relacja z przeprowadzonych badań. Raport taki jest zwykle podstawą i pomocą do pracy grupy, która szczegółowo zajmie się szukaniem rozwiązania danego problemu.
Przykładowe raporty z badań znajdziecie tu:
http://www.slideshare.net/pzr/raport-z-bada-partycypator-toruski
Na końcu zadania, kiedy wypracujecie konsensus z władzami, powstanie wspólny dokument, ustalenia, umowa, plan – pochwalcie się efektami! Koniecznie musicie pokazać wyniki Waszej pracy reszcie świata. Teraz opracowanie końcowego raportu jest niezbędne, żeby utrwalić Wasze dokonania. Raport należy opracować tak, aby znalazł się w nim opis zarówno przyjętej metodologii (co i dlaczego robiliście – krok po kroku) oraz efekty działań. Taki dokument może służyć także innym, którzy chcieliby wzorować się na Waszym przykładzie.
Przykładowe raporty końcowe z realizacji projektu/zadania znajdziecie tutaj:
http://www.slideshare.net/pzr/restart-raport-kocowy
Uwaga! Jeśli realizujecie zadanie Wspólna przestrzeń do końcowego raportu powinniście dołączyć plan/mapę/rysunek społecznej koncepcji zagospodarowania terenu. Dopiero z planem opis stworzy spójną i zrozumiałą całość. Najlepiej, jeśli mapę wykona znajomy architekt lub architekt krajobrazu. Pamiętajcie, że nie jest to szczegółowy rysunek wykonawczy, a koncepcja zawierająca pomysły i wytyczne dla projektanta. Przykładowy rysunek koncepcji może wyglądać tak:
Ad. 4. Harmonogram
- Harmonogram ogólny tworzymy przed rozpoczęciem działań projektowych
- Musi uwzględniać wszystkie etapy realizacji projektu: od zebrania zespołu, przez badania, prace z mieszkańcami/odbiorcami, po opracowanie wyników oraz ich przedstawienie, a także plan informacji medialnych
- Należy dobrze ująć poszczególne zadania/procesy w ciągu przyczynowo-skutkowym
- Harmonogram zawiera rodzaj działań oraz daty/terminy ich realizacji oraz wskazuje osobę (podmiot) odpowiedzialną za realizację poszczególnych zadań
- Harmonogram pomaga nam KONTROLOWAĆ czy projekt toczy się zgodnie z wyznaczonym, przemyślanym porządkiem, pomaga reagować na braki/opóźnienia – musi być JASNY i CZYTELNY
- W trakcie trwania projektu harmonogram należy uszczegóławiać, często z rozpisaniem realizacji zadań z dokładnością co do jednego dnia, dodaniem spotkań, ważnych terminów, deadline’ów
- Harmonogram może być wewnętrzny lub do prezentacji na zewnątrz
Do tworzenia harmonogramów i do zarządzania projektami możemy wykorzystać narzędzia oferowane przez standardowy pakiet Office (Word, Excel). Harmonogramy odręczne są niepraktyczne ze względu na konieczność częstych aktualizacji. Bardziej biegli w oprogramowaniach i nauce nowych narzędzi cyfrowych mogą wykorzystać specjalne programy do pracy on-line w Internecie lub stacjonarnej na komputerze, np.:
http://sourceforge.net/projects/openproj/
DO POBRANIA PDF: Jak prezentować
Opracowanie: Pracownia Zrównoważonego Rozwoju, www.pzr.org.pl