Pomiń menu

Jak prezentować

Z prezentacją danych będziecie się zmagać od samego początku realizacji działań społecznych, również w ramach akcji Masz Głos, Masz Wybór.

Już oglądając scenariusze i filmy promocyjne byliście odbiorcami danych. Teraz to Wy musicie je przekazać:

  • Zaprosić na spotkanie otwarte
  • Przeprowadzić spotkanie i opowiedzieć o inicjatywie
  • Pokazać harmonogram działań
  • Pokazać dane zebrane w trakcie rozpoznania sytuacji (problemu)
  • Pokazać efekty swojej pracy

Poniżej dowiecie się jak przygotować:

1. Zaproszenie na spotkanie (plakat, ulotka, ogłoszenie)

2. Jak opowiedzieć o inicjatywie na spotkaniu, pokazać dane zebrane w trakcie rozpoznania sytuacji (problemu) czy pokazać efekty swojej pracy?

3. Jak pokazać wyniki pracy grupy roboczej? Jak opracować raport?

4. Harmonogram

Wstęp na podstawie: mapymysli.com oraz doświadczenia Pracowni Zrównoważonego Rozwoju

 Ad. 1. Zaproszenie na spotkanie (plakat, ulotka, ogłoszenie)

Jednym z elementów kontaktowania się z mieszkańcami, władzami lokalnymi czy innymi stronami dialogu są otwarte spotkania. Jeśli chcecie je zorganizować, musicie odpowiedzieć sobie na kilka pytań, a odpowiedzi umieścić na materiale zapraszającym:

  • jaki jest cel spotkania?
  • kogo chcemy zachęcić do przyjścia?
  • co chcemy przekazać przybyłym?
  • kiedy, o której godzinie i gdzie odbędzie się spotkanie?
  • kto zaprasza na spotkanie?

Zaproszenie może przyjąć formę plakatu, ulotki czy ogłoszenia – w zależności od lokalnych uwarunkowań, np. możliwości ekspozycji i kanałów dotarcia z informacją do odbiorcy. Materiały graficzne mogą zostać opracowane komputerowo bądź ręcznie.

Aby zaproszenie było skuteczne powinniśmy przestrzegać kilku prostych zasad:

  • zaproszenie powinno mieć charakter informacyjno-komunikacyjny minimum treści, maksimum przekazu (zapraszaj – nie informuj!)
  • motywuj, angażuj, odwołuj się do emocji
  • pisz prosto, zrozumiale, językiem zbliżonym do języka odbiorcy, unikając nowomowy urzędowej czy branżowej
  • elementy graficzne co najmniej dorównują informacji tekstowej, z reguły jednak dominują i zaciekawiają odbiorcę
  • różnorodne formaty: na słupy ogłoszeniowe format min. B1, witryny sklepowe, klatki schodowe A4, maks. A3; inne miejsca publiczne A3
  • plakat jednostronny – wydruk na papierze o grubości min. 150 g
  • plakat dwustronny na papierze o grubości min. 300 g – do ekspozycji np. w środkach komunikacji miejskiej
  • informację o spotkaniu warto dystrybuować co najmniej 10 dni przed rozpoczęciem

Zapraszamy zwykle różne grupy odbiorców, dlatego powinniśmy wykorzystać możliwie szeroki zakres kanałów dotarcie. Tradycyjne sposoby:

  • rozsyłanie pisemnych zaproszeń
  • rozdawanie ulotek na ulicach, w sklepach, w środkach transportu publicznego i innych miejscach publicznych
  • rozlepianie zwiastunów, plakatów i „obwieszczeń” w miejscach do takich celów wyznaczonych
  • zaproszenia ustne przekazywane osobiście oraz przez „krewnych i znajomych Królika” – poczta pantoflowa
  • zamieszczanie ogłoszeń o spotkaniu w lokalnej prasie, na antenach lokalnych stacji radiowych i telewizyjnych, w lokalnych portalach internetowych, forach, etc.
  • ogłoszenia parafialne i gazetka parafialna

Wykorzystanie nowoczesnych technologii:

  • rozsyłanie zaproszeń na spotkanie pocztą elektroniczną oraz za pomocą komunikatorów np.: GaduGadu, Tlen, SKYPE i funkcji sms
  • wykorzystanie komunikacji poprzez portale społecznościowe: Facebook, MySpace, Nasza Klasa, GoldenLine, YouTube etc.
  • wykorzystanie stron internetowych zaprzyjaźnionych organizacji do zamieszczania na nich ogłoszeń o debacie
  • lokalne fora i portale internetowe

Przed przystąpieniem do organizacji spotkania warto zapoznać się z narzędziownikiem pt. Jak zorganizować spotkanie

jak prezentowac 1

jak prezentowac 2

jak prezentowac 3

Ad. 2. Jak opowiedzieć o inicjatywie na spotkaniu, pokazać dane i efekty swojej pracy?

Z koniecznością prezentacji danych o Waszej inicjatywie zetkniecie się już na samym początku, kiedy będziecie chcieli przekonać do wspólnych działań lokalne władze czy media. Zarówno do takich „małych” spotkań, jak i otwartych debat z mieszkańcami należy się dobrze przygotować.

Żeby zapewnić sobie słuchalność i uwagę odbiorców musicie umiejętnie i ciekawie przedstawić swoje działania i pomysły. Możecie użyć do tego szeregu narzędzi:

  • analogowych, takich jak flipchart (tablica z białymi kartkami) z narysowanymi obrazkami lub schematami czy tablica kredowa;
  • cyfrowych, stworzonych dzięki prostym programom typu edytory tekstu (np. Word), prezentacje PowerPoint, wykresy Excel;
  • internetowych, wykorzystujących szereg aplikacji umożliwiających pracę on-line i otrzymywanie ciekawych graficznie wyników naszej pracy.

Interesujące przedstawienie danych przyda się Wam także do opracowania końcowego raportu z działań, który możecie stworzyć jako podsumowanie realizacji zadania.

W dobie wszechobecnych prezentacji PowerPoint i nudnych wykresów Excela, to właśnie te ostatnie narzędzia internetowe dają nam możliwości zaskoczenia odbiorcy, pokazania mu czegoś nowego i interesującego, choćby już swoją formą. Często narzędzia cyfrowe z naszego komputera łączymy z narzędziami internetowymi, osiągając zadowalający nas efekt prezentacji danych.

Do przedstawienia odpowiedzi na proste pytania sondażu lub ankiety możemy użyć tzw. CHMUR TAGÓW. Dzięki nim w atrakcyjny sposób pokażemy jakie preferencje mają nasi respondenci (im większe słowo, tym częściej padała dana odpowiedź). Do stworzenia chmur tagów służą narzędzia dostępne na stronach:

http://www.wordle.net/

http://www.tagxedo.com/

jak prezentowac 4

jak prezentowac 5

Do prezentacji danych liczbowych z sondaży, ankiet itp. możemy użyć szeregu APLIKACJI dostępnych w Internecie:

http://www-958.ibm.com/software/data/cognos/manyeyes/

http://www.polleverywhere.com/

http://charts.hohli.com/#cht=p3&chs=320×240&chd=s:&chf=bg,s,FFFFFF|c,s,FFFFFF&max=100&agent=hohli.com

http://infogr.am/

Dzięki nim uzyskamy np. taki zapis danych:

jak prezentowac 6

jak prezentowac 7

Kolejnym ciekawym narzędziem są MAPY MYŚLI, dzięki którym możecie pokazać plan lub zaplanować: projekt, wystąpienie, prezentację, raporty, sprawozdania, podróże, a nawet czas.

Schemat tworzenia mapy myśli jest dość prosty:

jak prezentowac 8

rysunek za http://pawelsygnowski.info

Notowanie takie jest obecnie powszechnie uznawanym sposobem na tworzenie szybkich notatek zgodnie z zasadami działania naszego mózgu, co gwarantuje łatwość uczenia się z takich notatek oraz wysoki poziom zapamiętywania określonych informacji.

Mapy myśli możemy stworzyć ręcznie (co jednak nie daje nam możliwości aktualizacji czy wprowadzenia zmian) lub skorzystać z jednej z wielu darmowych aplikacji internetowych:

http://www.mindmeister.com/

http://freemind.sourceforge.net/wiki/index.php/Main_Page

https://bubbl.us/

http://vue.tufts.edu/index.cfm

Darmowy kurs tworzenia Map Myśli: http://www.kurs.mapy-mysli.com/

jak prezentowac 9

I wreszcie dochodzimy do dylematu w jaki sposób nasze dane zaprezentować: zrobić z nich prezentację Power Point, pokazać same obrazki czy może stworzyć z nich inny ciekawy pokaz?

Hitem ostatnich wystąpień zdaje się być aplikacja PREZI, umożliwiająca łatwe tworzenie dynamicznych, ruchomych, wielowymiarowych prezentacji w Internecie (można je potem ściągnąć na dysk twardy komputera):

http://prezi.com/

Z narzędzia tego korzystał m. in. uczestnik Wspólnej przestrzeni 2012 oraz laureat nagrody SuperSamorząd – Tymek z Lublina:

http://prezi.com/mteuu_pv9t2b/plac-zabaw-generaa-sowinskiego/

Z Prezi’ego korzystamy także na co dzień i my, organizacje pozarządowe, opowiadając o swoich dokonaniach:

http://prezi.com/ws6liuxbgxr6/szczecin_5_mar_2013/

Ad. 3. Jak pokazać wyniki pracy grupy roboczej? Jak opracować raport?

Po zakończeniu realizacji zadania (lub jego części) wyniki wspólnej pracy powinniście zebrać, opisać i pokazać do publicznego wglądu, np. opublikować w Internecie, wydrukować.

Jeżeli prowadziliście rozpoznanie problemu lub badania (sondaże, ankiety, akcje animacyjne – por. z narzędziownikiem pt. Jak zbierać opinie?), już na etapie ich zakończenia, przed przystąpieniem do dalszych prac powinniście stworzyć raport. Może być to krótkie podsumowanie obecnej sytuacji/problemu lub obszerna relacja z przeprowadzonych badań. Raport taki jest zwykle podstawą i pomocą do pracy grupy, która szczegółowo zajmie się szukaniem rozwiązania danego problemu.

Przykładowe raporty z badań znajdziecie tu:

http://www.slideshare.net/pzr/raport-z-badania-cukrownia-pruszcz-uwarunkowania-spoeczne-i-szanse-rozwoju-13384493

http://www.slideshare.net/pzr/raport-z-bada-partycypator-toruski

Na końcu zadania, kiedy wypracujecie konsensus z władzami, powstanie wspólny dokument, ustalenia, umowa, plan – pochwalcie się efektami! Koniecznie musicie pokazać wyniki Waszej pracy reszcie świata. Teraz opracowanie końcowego raportu jest niezbędne, żeby utrwalić Wasze dokonania. Raport należy opracować tak, aby znalazł się w nim opis zarówno przyjętej metodologii (co i dlaczego robiliście – krok po kroku) oraz efekty działań. Taki dokument może służyć także innym, którzy chcieliby wzorować się na Waszym przykładzie.

Przykładowe raporty końcowe z realizacji projektu/zadania znajdziecie tutaj:

https://docs.google.com/file/d/0ByxEqBL19AOeY2FiZDZlYzUtY2I4OC00MTE1LWFmNjItNGNiYzcyODRjZWJj/edit?hl=pl

http://www.slideshare.net/pzr/restart-raport-kocowy

Uwaga! Jeśli realizujecie zadanie Wspólna przestrzeń do końcowego raportu powinniście dołączyć plan/mapę/rysunek społecznej koncepcji zagospodarowania terenu. Dopiero z planem opis stworzy spójną i zrozumiałą całość. Najlepiej, jeśli mapę wykona znajomy architekt lub architekt krajobrazu. Pamiętajcie, że nie jest to szczegółowy rysunek wykonawczy, a koncepcja zawierająca pomysły i wytyczne dla projektanta. Przykładowy rysunek koncepcji może wyglądać tak:

jak prezentowac 10

jak prezentowac 11

Ad. 4. Harmonogram

  • Harmonogram ogólny tworzymy przed rozpoczęciem działań projektowych
  • Musi uwzględniać wszystkie etapy realizacji projektu: od zebrania zespołu, przez badania, prace z mieszkańcami/odbiorcami, po opracowanie wyników oraz ich przedstawienie, a także plan informacji medialnych
  • Należy dobrze ująć poszczególne zadania/procesy w ciągu przyczynowo-skutkowym
  • Harmonogram zawiera rodzaj działań oraz daty/terminy ich realizacji oraz wskazuje osobę (podmiot) odpowiedzialną za realizację poszczególnych zadań
  • Harmonogram pomaga nam KONTROLOWAĆ czy projekt toczy się zgodnie z wyznaczonym, przemyślanym porządkiem, pomaga reagować na braki/opóźnienia – musi być JASNY i CZYTELNY
  • W trakcie trwania projektu harmonogram należy uszczegóławiać, często z rozpisaniem realizacji zadań z dokładnością co do jednego dnia, dodaniem spotkań, ważnych terminów, deadline’ów
  • Harmonogram może być wewnętrzny lub do prezentacji na zewnątrz

Do tworzenia harmonogramów i do zarządzania projektami możemy wykorzystać narzędzia oferowane przez standardowy pakiet Office (Word, Excel). Harmonogramy odręczne są niepraktyczne ze względu na konieczność częstych aktualizacji. Bardziej biegli w oprogramowaniach i nauce nowych narzędzi cyfrowych mogą wykorzystać specjalne programy do pracy on-line w Internecie lub stacjonarnej na komputerze, np.:

http://www.eti.pg.gda.pl/katedry/kask/pracownicy/Tomasz.Boinski/files/PZiTN/wyklad/03_Harmonogramy-aplikacje.pdf

http://www.tomsplanner.com/

http://asana.com/

http://www.ganttproject.biz/

http://sourceforge.net/projects/openproj/

https://www.planoid.pl/

jak prezentowac 12

jak prezentowac 13

jak prezentowac 14DO POBRANIA PDF: Jak prezentować

Opracowanie: Pracownia Zrównoważonego Rozwoju, www.pzr.org.pl