Scenariusz – Dostęp do informacji (poziom 3)
Radni i radne każdego miesiąca podejmują w drodze uchwał wiele decyzji, które mają duży wpływ na rozwój gmin i miast, a także na jakość życia mieszkańców i mieszkanek. To do nich należy ostateczna decyzja, czy na terenie gminy powstanie nowy plac zabaw lub basen, które drogi będą remontowane oraz ile pieniędzy będzie przeznaczonych na utrzymanie szkół i przedszkoli. Ważną rolą radnych jest także przekazywanie potrzeb mieszkańców i mieszkanek do wójta/burmistrza/prezydenta, dzięki czemu polityka gminy/miasta może bardziej odpowiadać na potrzeby społeczności lokalnych.
Ważne jest więc, żeby funkcjonowanie rady było przejrzyste i dostępne dla mieszkańców i mieszkanek, oraz żeby cała rada – jako organ, a także poszczególni radni – utrzymywali stały kontakt z mieszkańcami i mieszkankami.
Czy chcecie wiedzieć, jakie decyzje i w jakim terminie podejmują radni i radne? Chcecie mieć wpływ na funkcjonowanie rady? Chcecie, żeby decyzje radnych bardziej odpowiadały na Wasze rzeczywiste problemy? Skorzystajcie z poniższego scenariusza.
Krok 1. Stwórzcie grupę roboczą
Grupa mieszkańców i mieszkanek zawsze będzie miała większą siłę przebicia od pojedynczej jednostki. Działając w grupie możecie także podzielić się obowiązkami i wesprzeć w prowadzeniu różnych działań.
Krok 2. Sprawdźcie, jakie informacje na temat rady udostępniane są mieszkańcom i mieszkankom
Początkiem wprowadzania zmian zawsze jest sprawdzenie, jak dokładnie wygląda działanie określonego podmiotu, którego funkcjonowanie chcemy poprawić. Przyjrzyjcie się, jakie informacje na temat rady udostępniane są publicznie. Sprawdźcie przede wszystkim stronę internetową i Biuletyn Informacji Publicznej gminy/miasta. W przypadku, gdy urząd gminy/miasta jest wydawcą lokalnego czasopisma, sprawdźcie także kilka ostatnich wydań tej gazety.
Na podstawie zebranych informacji dowiecie się, m.in.:
- czy dostępne są podstawowe informacje na temat rady, w tym imiona i nazwiska wszystkich radnych, imiona i nazwiska przewodniczących i wiceprzewodniczących rady oraz poszczególnych komisji, spis wszystkich komisji rady, zakres obowiązków poszczególnych komisji rady, imiona i nazwiska członków i członkiń komisji,
- czy rada udostępnia podstawowe dokumenty prezentujące pracę rady i radnych, np. protokoły z sesji i protokoły z prac komisji rady,
- na ile wyżej wymienione dokumenty są szczegółowe i pozwalają sprawdzić jakość pracy poszczególnych radnych,
- czy dostępne są informacje dotyczące planów pracy rady, np. terminy i porządek sesji i prac komisji, projekty uchwał,
- czy dostępne są dokumenty i materiały przygotowywane dla radnych przez urząd,
- czy dostępne są podstawowe informacje na temat poszczególnych radnych, w tym dane kontaktowe, składane interpelacje i zapytania, okręg, z którego zostali wybrani.
Krok 3. Sprawdźcie, jak poszczególni radni i radne wywiązują się z obowiązku utrzymywania kontaktu ze swoimi wyborcami i wyborczyniami
Dowiedzcie się:
- czy radni i radne mają swoje strony internetowe lub konta na popularnych portalach społecznościowych; jeśli tak, to jakie zamieszczają tam informacje na temat funkcjonowania rady i ich zaangażowania w pracę rady,
- czy radni i radne mają wyznaczone dyżury spotkań z mieszkańcami i mieszkankami; jeśli tak, to czy są na dyżurach obecni i czy przychodzą na nie mieszkańcy i mieszkanki,
- czy na stronie internetowej urzędu bądź poszczególnych radnych można znaleźć numer telefonu i/lub adres e-mail radnych.
Krok 4. Spiszcie najważniejsze informacje, które zebraliście podczas analizy
Po zrobieniu analizy musicie spisać uzyskane informacje. Pamiętajcie, żeby opisać zarówno dobre, jak i złe praktyki, które zaobserwowaliście. Nie można się ograniczać jedynie do wytykania błędów, żeby to co zrobicie nie zostało uznane za pozbawione obiektywizmu.
Krok 5. Zorganizujcie spotkanie z mieszkańcami i mieszkankami, na którym zbierzecie ich oczekiwania dotyczące pozyskiwania informacji o pracy rady oraz form kontaktu z radnymi
Na początku spotkania przedstawcie uczestnikom i uczestniczkom informacje na temat przeprowadzonej przez Was analizy, a także zaprezentujcie różne formy pozyskiwania informacji na temat rady i kontaktu z radnymi występujące w polskich samorządach. Następnie zbierzcie oczekiwania mieszkanek i mieszkańców dotyczące pozyskiwania informacji o pracy rady oraz form kontaktu z radą i radnymi w Waszej gminie.
W różnych gminach i miastach w bardzo różny sposób mieszkańcy i mieszkanki mogą zapoznać się z pracami rady i kontaktować się z radnymi. Najczęściej wykorzystywanym narzędziem jest na pewno strona internetowa/BIP urzędu gminy/miasta, gdzie w zakładkach dotyczących rady można znaleźć wszystkie najważniejsze informacje na jej temat. Internet nie jest jednak jedynym źródłem pozyskiwania informacji. W wielu samorządach informacje na temat pracy rady prezentowane są w czasopismach, których wydawcą jest urząd. W innych, szczególnie mniejszych, rada informuje o swoim działaniu za pośrednictwem tablic ogłoszeniowych. Często spotykane jest także organizowanie otwartych dyżurów radnych. W mniejszych gminach/miastach dyżurują z reguły przewodniczący lub przewodniczące rady, w większych – nierzadko wszyscy radni i radne.
Wyżej wymienione formy pozyskiwania informacji i kontaktu z radnymi nie są katalogiem zamkniętym. Rada, radni i radne mogą bowiem organizować cykliczne spotkania dla mieszkańców i mieszkanek, zapraszać mieszkańców i mieszkanki do wypowiadania się podczas sesji czy spotkań komisji, wystawiać stoiska informacyjne podczas festynów, transmitować sesje w lokalnej telewizji czy radiu, a w przypadku podejmowania ważnych decyzji – organizować tzw. wysłuchanie publiczne. W niektórych gminach/miastach nierzadko to sami aktywni mieszkańcy lub mieszkanki nagrywają sesje rady miasta czy zbierają informacje na temat pracy rady i udostępniają je w Internecie. Zdarza się także, że mieszkańcy i mieszkanki monitorują pracę radnych, żeby zaktywizować ich do większego przykładania się do swoich obowiązków.
Krok 6. Zorganizujcie spotkanie dla władz gminy/miasta, radnych, dziennikarzy/dziennikarek i mieszkańców/mieszkanek
Jeśli macie już spisane informacje uzyskane podczas analizy i zebraliście oczekiwania mieszkańców i mieszkanek dotyczące pozyskiwania informacji o pracy rady oraz form kontaktu z radnymi, zorganizujcie spotkanie, na które zaprosicie władze gminy/miasta, radnych i radne, lokalnych dziennikarzy i dziennikarki oraz mieszkańców i mieszkanki.
Na spotkaniu zaprezentujcie informacje uzyskane podczas analizy oraz oczekiwania mieszkańców. Zaproście władze gminy/miasta oraz radnych i radne do współpracy w celu usprawnienia kanałów przepływu informacji pomiędzy radą i radnymi a mieszkańcami i mieszkankami.
Krok 7. Zacznijcie wprowadzać proponowane zmiany
Kiedy wiecie już, jak rada oraz radni i radne komunikują się ze społecznością lokalną, a także znacie oczekiwania mieszkańców, zacznijcie działać na rzecz wprowadzenia w życie proponowanych przez Was zmian.
Najlepsze wyniki uzyskacie, jeśli będziecie współpracować zarówno z władzami gminy/miasta, jak i poszczególnymi radnymi. Współpraca z władzami będzie miała na celu usprawnienie procesu informowania mieszkańców i mieszkanek o pracach rady, a także włączenia ich w proces podejmowania przez radę decyzji. Celem współpracy z radnymi będzie poprawa kontaktu poszczególnych radnych z mieszkańcami i mieszkankami. Nie martwcie się, jeśli wielu radnych nie odpowie na Waszą propozycję. Nawet jeśli tylko jeden radny lub radna rozpocznie z Wami współpracę i tylko z tą jedną osobą wdrożycie w życie proponowane zmiany, to i tak działania te będą miały dużą wagę. Jeśli bowiem inni członkowie i członkinie rady zobaczą, że zaangażowanie tego radnego lub radnej jest dobrze przyjmowane przez społeczność lokalną i przynosi dobre rezultaty, to z pewnością zaczną te działania naśladować.
Może okazać się, że władze gminy/miasta oraz radni i radne nie będą chcieli z wami współpracować, stojąc na stanowisku, że nie ma sensu wprowadzać żadnych zmian. W takim przypadku zaplanujcie i przeprowadźcie lokalną kampanię społeczną na rzecz wprowadzenia zaproponowanych przez Was zmian. Rodzaj podejmowanych przez Was działań będzie zależał od zasobów, jakie posiadacie, oraz zainteresowania mieszkańców gminy tą sprawą. Ważne jest, żebyście nie starali się wprowadzić wszystkich zmian naraz. Lepiej na początek wybrać 1-2 propozycje i dopiero po ich wprowadzeniu proponować kolejne. Dodatkowo, jeśli jesteście grupą, która nie jest jeszcze szerzej znana społeczności lokalnej i nie macie na swoim koncie sukcesów, którymi moglibyście się pochwalić, ważne jest, żeby na początek wybrać propozycje, które będą stosunkowo łatwe do wprowadzenia. Dzięki temu szybko uda Wam się odnieść pierwsze sukcesy i pokazać urzędnikom i urzędniczkom, radnym oraz mieszkańcom i mieszkankom, że jesteście skuteczni.
Jeśli wszyscy bądź większość radnych nie będzie zainteresowana Waszymi propozycjami, możecie także zacząć prowadzić monitoring pracy radnych i tworzyć rankingi ich pracy. To, co dokładnie będziecie chcieli monitorować oraz oceniać, zależeć będzie od Waszych zasobów oraz tego, czego Wy i mieszkańcy gminy/miasta najbardziej oczekujecie od radnych. Możecie więc np. sprawdzać frekwencje radnych na sesjach i posiedzeniach komisji, frekwencję na dyżurach z mieszkańcami i mieszkankami, ilość i jakość składanych wniosków i interpelacji, analizować wystąpienia radnych, ich strony internetowe itp.